¿Cómo deben afrontar las pymes el salto al registro horario digital?

Por Robert Marsà Morales — Portada

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¿Cómo deben afrontar las pymes el salto al registro horario digital?

Fichar en el trabajo

La nueva regulación obligará a dejar atrás el papel y exigirá sistemas digitales capaces de garantizar la trazabilidad, la fiabilidad y el control de la jornada

Robert Marsà

15/10/2026 06:00 Síguenos en Google

El final del registro horario en papel está cada vez más cerca. Con el real decreto que reformará el registro de jornada todavía pendiente de aprobación por el Consejo de Ministros, la vicepresidenta segunda y ministra de Trabajo, Yolanda Díaz, aseguró el pasado 9 de septiembre que su aprobación sería “con carácter inmediato”.

La nueva normativa marcará un antes y un después para miles de empresas en España, obligándolas a abandonar las hojas de firmas y adoptar sistemas digitales que garanticen la fiabilidad e inviolabilidad de los datos. Este cambio, aunque necesario para asegurar la transparencia y el cumplimiento de las jornadas laborales, supone un reto mayúsculo para las pymes que todavía no han dado el salto tecnológico.

El problema, según explica Rubén Guix, fundador de la plataforma de registro horario Fichar en el trabajo, es que muchas compañías se han apoyado en el formato papel porque “les generaba menos complicaciones aparentes en su día a día”. Sin embargo, Guix advierte de que se trata de un sistema manipulable, que rara vez se mantiene actualizado y que ofrece pocas garantías. Precisamente por ello, la nueva regulación busca eliminar el papel y avanzar hacia un modelo completamente digital y verificable.

Desde que se instauró la obligatoriedad del registro horario en 2019, la laxitud en los métodos ha permitido que persistieran sistemas poco fiables. El nuevo real decreto endurecerá las condiciones, obligando a realizar los registros de forma inmediata y a garantizar la trazabilidad de cualquier modificación.

En caso de ajuste, ya sea por parte del empleado o de la empresa, debe quedar registrado. En el caso de Fichar en el trabajo, “siempre queda una marca de tiempo que garantiza la originalidad del fichaje”. Si se edita, se registra quién lo hizo, por qué y cuándo.

Frente a este escenario, no cualquier aplicación o herramienta digital será suficiente. “Un proveedor que no garantice la trazabilidad no será válido. No podemos descargar un Excel dinámico y pretender que eso es un sistema de registro digital que cumple con la nueva regulación”, advierte Guix. 

La normativa también pone el foco en una de las prácticas más extendidas: las horas extras no declaradas. Un sistema digital transparente obliga a registrarlas correctamente, aflorando una realidad a menudo sumergida. “Estamos en un país donde es muy fácil decir ‘esto me lo pagas aparte y no lo apuntamos’. El registro digital correcto, tanto de horas ordinarias como extraordinarias, combate esta práctica”, señala Guix.

En este sentido, un seguimiento riguroso de la jornada también puede ayudar a detectar necesidades estructurales dentro de la empresa. “Si un trabajador realiza de forma recurrente más horas de las permitidas por ley, quizá la empresa no necesita que haga horas extra, sino contratar a otra persona”, reflexiona.

Para una empresa ya digitalizada, adaptarse al registro horario digital obligatorio puede tomar un mes; para una que parta desde cero, ese plazo puede ser del todo insuficiente”

Rubén Guix

Fundador de Fichar en el trabajo

Aunque el cambio normativo es vox populi, la reacción de muchas pymes es la de posponer la adaptación. “La gran mayoría de las pymes somos conscientes, pero funcionamos por urgencia. Nada es urgente hasta que realmente no queda otra”, lamenta Guix. Retrasar el cambio puede convertirse en un problema cuando la norma entre en vigor y los plazos de adaptación sean ajustados, especialmente para las empresas menos digitalizadas. 

Según el experto, implantar el sistema a contrarreloj puede traducirse en errores en el propio registro o en herramientas que no cumplan con requisitos como la trazabilidad, la conservación de los datos o el acceso por parte de la Inspección de Trabajo. Llegado el caso, un incumplimiento de este tipo puede derivar en sanciones económicas para la empresa.

Fichar en el trabajo lleva más de un año y medio preparándose para los requisitos de la nueva regulación, y aunque la transición implicará un aumento de la carga administrativa, la firma está implementando soluciones basadas en inteligencia artificial que permiten llevar “un control mucho más exhaustivo sin que suponga un dolor de cabeza administrativo para la empresa”.

Al final, el reto no será la complejidad de la tecnología, sino dejar la adaptación al real decreto para el último momento. “Para una empresa ya digitalizada, adaptarse al registro horario digital obligatorio puede tomar un mes; para una que parta desde cero, ese plazo puede ser del todo insuficiente”, concluye.

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