Como gravar, transcrever e resumir reuniões com IA

Por Marcelo Fischer — Canaltech

As plataformas de videoconferência incorporaram recursos de inteligência artificial para automatizar o registro de reuniões de trabalho. Atualmente, ferramentas como Google Meet, Microsoft Teams e Zoom executam a gravação do áudio e vídeo, a conversão da fala em texto e a geração de resumos com as decisões e tarefas definidas durante as chamadas.

A disponibilidade dessas ferramentas varia conforme o tipo de licença, plano de assinatura e permissões configuradas pelos administradores das organizações. Abaixo, confira como utilizar os recursos nas principais plataformas do mercado. Neste conteúdo você encontra:

• Como gravar, transcrever e resumir reuniões no Google Meet
• Como gravar, transcrever e resumir reuniões no Microsoft Teams
• Como gravar, transcrever e resumir reuniões no Zoom

Google Meet

O Google Meet reúne opções de gravação, transcrição automatizada e recursos generativos integrados ao ecossistema Google Workspace e aos modelos do Gemini.

A gravação e a transcrição simples não funcionam em contas pessoais gratuitas do Google. A gravação exige assinaturas do Google Workspace como Business Standard, Business Plus ou Enterprise, além de estar disponível em contas do Google Workspace Individual.

A transcrição simples é oferecida em edições corporativas, educacionais e no Google Workspace Individual. Já a geração de resumos automáticos por IA pela função “Anota pra Mim” (Take notes with Gemini) é exclusiva para clientes Workspace que contratarem a licença adicional Gemini Enterprise, Gemini Business ou Gemini Education. O recurso também pode ser desativado pelo administrador da conta no painel de controle.

Como gravar uma reunião no Google Meet

1. Na janela da chamada pelo computador, clique em “Ferramentas da reunião”, no canto inferior direito;

2. Selecione a opção “Gravar” e clique em “Começar a gravar”;

3. Confirme a ação na janela pop-up para emitir o aviso aos participantes.

Após o encerramento da chamada, o arquivo de vídeo é salvo no Google Drive do organizador, dentro da pasta “Meet Recordings”. Um link direto para o arquivo também é enviado por e-mail ao anfitrião e anexado ao compromisso no Google Agenda.

Como transcrever uma reunião no Google Meet

1. Clique no ícone de “Ferramentas da reunião”;

2. Acesse a guia “Transcrições” e clique em “Iniciar transcrição”;

3. Escolha o idioma falado na chamada e confirme o início do registro.

Quando a reunião termina, o documento de texto é gerado e salvo no Google Drive do organizador.

Como resumir uma reunião com o Gemini

O recurso de resumo automático no Meet funciona por meio da ferramenta “Anota pra Mim”. Para acionar a função durante a chamada, clique no ícone de bloco de notas com a estrela do Gemini no canto superior direito da tela e selecione “Iniciar anotações”.

Durante o encontro, o painel lateral exibe tópicos e anotações em tempo real. Ao fim da reunião, o Gemini cria um documento no Google Docs dentro do Google Drive do organizador, contendo a síntese da discussão, decisões tomadas e atribuições de tarefas. O link do arquivo é enviado por e-mail ao organizador e anexado ao convite da reunião no Google Agenda.

Microsoft Teams

O Microsoft Teams centraliza o gerenciamento de reuniões corporativas por meio da integração entre gravação, registro em texto e análise de conteúdo por IA.

Contas pessoais gratuitas do Teams não possuem acesso à gravação na nuvem, transcrição automatizada ou resumos com inteligência artificial. A gravação e a transcrição dependem de planos corporativos como o Microsoft 365 Business Basic, Business Standard ou Enterprise.

A função de Recapitulação Inteligente (Intelligent Recap), que traz notas e destaques automáticos, é liberada com a assinatura do Teams Premium ou com a licença do Microsoft 365 Copilot. Para interagir com a IA em tempo real e fazer perguntas sobre a conversa, é necessário ter a licença do Microsoft 365 Copilot. As funções podem ser bloqueadas pelo administrador no centro de administração do Teams.

Como gravar e transcrever uma reunião no Teams

1. Na barra superior de controles da reunião, clique no botão “Mais” (ícone de três pontos);

2. Navegue até a opção “Gravar e transcrever”;

3. Clique em “Iniciar gravação” (o sistema ativa a transcrição de forma simultânea por padrão).

Caso precise registrar apenas o texto sem gerar vídeo, selecione “Iniciar transcrição” no mesmo menu. A gravação em vídeo fica armazenada no OneDrive do organizador (ou no SharePoint, no caso de reuniões de canais) e aparece no chat da chamada. A transcrição pode ser consultada e baixada na aba “Recapitulação” nos formatos .docx ou .vtt.

Como resumir uma reunião com o Copilot

1. Durante a chamada, clique no botão do “Copilot” localizado na barra superior de ferramentas;

2. Escolha um comando no painel lateral, como “Resumir a reunião até agora” ou “Quais pendências foram definidas?”;

3. Para consultar o resumo ao final do encontro, abra o chat da chamada e acesse a aba “Recapitulação”.

Quando a transcrição está disponível, o Copilot pode utilizá-la junto ao conteúdo do chat para responder perguntas sobre a reunião. Sem a transcrição ativada, o funcionamento do recurso fica limitado ao conteúdo disponível no chat ou ao processamento temporário em tempo real, conforme a configuração definida para o evento.

Zoom

No Zoom, o processamento de texto e a geração de resumos em chamadas são realizados pelo Zoom AI Companion.

A conta gratuita do Zoom (Basic) permite realizar apenas gravação local, salva diretamente no computador do usuário, e não possui acesso ao Zoom AI Companion. O assistente de IA com transcrição avançada e resumo está disponível sem custo adicional nos planos pagos do Zoom Workplace (como os pacotes Pro, Business e Enterprise). A função exige habilitação prévia no portal web do Zoom e pode ser gerenciada pelo administrador da conta.

Como gravar uma reunião no Zoom

Nas contas gratuitas, a gravação é limitada ao armazenamento local. Em assinaturas pagas, o usuário pode optar pelo salvamento na nuvem.

1. Na barra de ferramentas inferior da reunião, clique no botão “Gravar”;

2. Em contas pagas, escolha entre “Gravar neste computador” ou “Gravar na nuvem”;

3. Para encerrar, clique em “Parar gravação” no mesmo menu.

   

As gravações locais são salvas por padrão na pasta “Documentos > Zoom” do sistema operacional, caminho que pode ser alterado nas configurações do aplicativo. As gravações na nuvem ficam armazenadas na aba “Gravações” do portal web do Zoom.

Como transcrever e resumir uma reunião com o Zoom AI

Pelas seções “My Notes” e “Zoom AI”, o usuário pode usar a transcrição da chamada e também criar resumos.

O resumo da reunião não exige que a gravação na nuvem esteja ativa para ser gerado. Ao término do evento, a síntese estruturada por tópicos é enviada por e-mail ao anfitrião. O texto completo e os destaques gerados pela IA ficam armazenados na seção “Resumos de Reunião” (Meeting Summaries) no portal web do Zoom.

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Fonte: Canaltech