Tecnologia avança em pequenos negócios, mas muitos já perderam clientes por falhas de gestão

Por Allan Ravagnani — Carta Capital

Pesquisa com empreendedores mostra que só 26,6% veem retorno pleno nas ferramentas digitais e que quase metade já sofreu ou quase sofreu golpe digital

A tecnologia já faz parte da rotina das pequenas empresas brasileiras, mas o ganho de eficiência ainda não acompanha o ritmo da adoção. Embora 58,7% dos empreendedores vejam as ferramentas digitais como aliadas do crescimento, só 26,6% afirmam que elas entregam muito bem o benefício esperado.

Além disso, 43,8% dizem que a entrega é parcial, 21,9% avaliam que ela fica abaixo do esperado e 4,7% não enxergam retorno algum. Na prática, as empresas estão mais conectadas, mas seguem gastando horas com tarefas que deveriam ter ficado mais simples.

O efeito já chega ao caixa. Ao todo, 39% dos entrevistados afirmam ter perdido um cliente ou uma venda por falhas de organização, comunicação ou processos.

Os números são de uma pesquisa do Zoho Workplace, pacote de ferramentas de produtividade da Zoho, feita com empreendedores de todo o país. Para Fernanda Bordini, head da unidade de negócio de colaboração da Zoho Brasil, o problema está na forma de uso. “Os pequenos negócios já entenderam o valor da tecnologia. O que os dados mostram é que digitalizar não significa automaticamente simplificar. Se o empreendedor continua gastando tempo com controles manuais, informações espalhadas e diferentes ferramentas para administrar, parte do ganho que ele esperava da tecnologia se perde no caminho”, afirma.

Entre os objetivos dos empreendedores, ganhar tempo aparece em primeiro lugar, citado por 56,3% dos entrevistados. Em seguida vêm organizar melhor a operação (48,4%) e vender mais (42,2%).

No entanto, o custo das próprias ferramentas surge como o maior obstáculo à eficiência, apontado por 42,4%. O preço também lidera os critérios de escolha de uma solução digital, com 37,5% das menções, e 39,6% preferem opções gratuitas ou de baixo custo, mesmo com limitações.

Com isso, a economia na contratação pode voltar na forma de trabalho extra. “Para uma pequena empresa, cada assinatura precisa justificar seu lugar no orçamento. O problema é quando economizar na contratação significa adicionar horas de trabalho, retrabalho ou mais ferramentas à operação”, diz Fernanda. Segundo ela, o custo real da ferramenta inclui a mensalidade e o tempo gasto para colocá-la em funcionamento.

No dia a dia, só 13,6% dos entrevistados afirmam que as informações são fáceis de encontrar e que os processos da empresa estão claros. Para 25,4%, as ferramentas existem, mas a operação segue presa a controles manuais. Outros 20,3% relatam que muitas atividades ainda se concentram no dono ou no gestor.

Entre as tarefas que mais tomam tempo, o atendimento a clientes lidera, com 37,3%. Na sequência aparecem organização de documentos (30,5%), envio de propostas ou orçamentos (28,8%) e tarefas administrativas repetitivas (28,8%).

Para Fernanda, a concentração de tarefas no dono tem efeito que vai além da rotina. “Quando tudo precisa passar pelo dono, o problema deixa de ser apenas operacional”, afirma. Segundo a executiva, o tempo usado para procurar uma informação, conferir um processo ou resolver uma tarefa repetitiva deixa de ir para o atendimento ao cliente e para o crescimento do negócio.

Enquanto isso, a inteligência artificial começa a ocupar espaço nas pequenas empresas. Somando quem usa IA generativa com frequência (34,7%), de vez em quando (20,4%) ou já fez testes (18,4%), 73,5% dos entrevistados tiveram contato com a tecnologia.

Por ora, o uso segue prático. A criação de textos lidera, com 60,4%, seguida por análise de dados (52,1%), propostas e orçamentos (47,9%) e produção de imagens ou peças de marketing (41,7%). Entre as barreiras, o custo aparece de novo em primeiro, com 32,7%, e a falta de conhecimento vem em seguida, com 26,5%.

O retrato se aproxima de outros levantamentos. Segundo o Sebrae, 96% das micro e pequenas empresas conhecem ferramentas de IA generativa, mas só 15% usam a tecnologia com frequência.

Na visão de Fernanda, os pequenos negócios correm atrás da IA enquanto ainda resolvem questões básicas de digitalização. Segundo ela, não há motivo para adiar o uso de inteligência artificial. O alerta está em adicionar ferramentas sem olhar para processos, dados e segurança, o que, nas palavras da executiva, “pode simplesmente criar uma nova camada de complexidade”.

Além da produtividade, a segurança preocupa. Quase metade dos entrevistados (48%) diz que a empresa já sofreu ou quase sofreu algum golpe digital. Boletos e cobranças falsas aparecem em 16% das respostas, e golpes por e-mail e WhatsApp foram citados por 14% cada.

Mesmo assim, só 32,7% das empresas têm regras documentadas sobre senhas, acessos e compartilhamento de informações. Outros 42,9% adotam regras informais, e 22,4% não têm normas definidas.

Na avaliação da Zoho, o próximo passo para os pequenos negócios passa por usar melhor as ferramentas que já existem, com integração entre comunicação, produtividade, armazenamento e colaboração, para devolver tempo ao empreendedor.

“O pequeno empreendedor não precisa administrar tecnologia pela tecnologia. Ela precisa ser estável, segura, ter um custo que faça sentido e, principalmente, devolver tempo para o negócio. Se a digitalização cria mais coisas para o dono administrar, estamos apenas trocando um tipo de trabalho manual por outro”, afirma Fernanda.

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